วิธีขึ้นทะเบียนกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง 2569 ผ่านระบบ EWFund สำหรับนายจ้าง
คู่มือสำหรับนายจ้าง ฝ่าย HR และ Payroll ตั้งแต่สมัครใช้งานระบบ เตรียมข้อมูลสถานประกอบกิจการ กำหนด PIN Code จนถึงการยื่นรายชื่อลูกจ้างเพื่อขึ้นทะเบียนกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
อัปเดตล่าสุดสำหรับนายจ้าง
ตั้งแต่วันที่ 15 กันยายน 2569 นายจ้างสามารถเริ่มดำเนินการผ่านระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWFund) ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มจัดเก็บเงินสะสมและเงินสมทบ ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2569
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างคืออะไร
กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างจัดตั้งขึ้นตามพระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 เพื่อเป็นหลักประกันให้แก่ลูกจ้างในกรณีออกจากงาน เสียชีวิต หรือกรณีอื่นตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
การเตรียมดำเนินการล่วงหน้าช่วยให้นายจ้างสามารถตรวจสอบข้อมูล สถานประกอบกิจการ ข้อมูลผู้ประสานงาน และข้อมูลลูกจ้าง รวมถึงเตรียมระบบ Payroll ให้พร้อมก่อนเริ่มดำเนินการจริง
นายจ้างรายใดต้องขึ้นทะเบียน
โดยหลัก นายจ้างที่มีลูกจ้างตั้งแต่ 10 คนขึ้นไป ต้องจัดให้ลูกจ้างเป็นสมาชิกกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง หากกิจการยังไม่มีหลักประกันตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด เช่น
- กองทุนสำรองเลี้ยงชีพตามกฎหมาย หรือ
- ระบบสงเคราะห์ลูกจ้างกรณีออกจากงานหรือเสียชีวิตตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด
หากต้องการทำความเข้าใจความแตกต่างของกองทุนทั้งสองประเภท สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง vs กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ต่างกันอย่างไร?
วิธีสมัครใช้งานระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWFund)
สำหรับนายจ้างที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้งาน ขั้นตอนแรกคือการลงทะเบียนในระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWFund) ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ก่อนดำเนินการขึ้นทะเบียนลูกจ้างและทำรายการที่เกี่ยวข้องกับกองทุน
ขั้นตอนที่ 1 : เข้าสู่ระบบ EWFund
เข้าสู่ระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างของ กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน หากยังไม่มีบัญชีผู้ใช้งาน ให้เลือก “ลงทะเบียน”
ขั้นตอนที่ 2 : เลือกลงทะเบียนสำหรับสถานประกอบกิจการ
ระบบจะแสดงประเภทของผู้ลงทะเบียน สำหรับนายจ้างหรือบริษัทให้เลือก “สำหรับสถานประกอบกิจการ” เพื่อดำเนินการสมัครบัญชีผู้ใช้งาน
ขั้นตอนที่ 3 : อ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวและเงื่อนไข
ระบบจะแสดงนโยบายการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (Privacy Policy) และหนังสือขอความยินยอมสำหรับการเก็บรวบรวม และการใช้ข้อมูลส่วนบุคคล
ผู้ลงทะเบียนควรอ่านรายละเอียดให้ครบถ้วน ก่อนยืนยันและดำเนินการในขั้นตอนถัดไป
ขั้นตอนที่ 4 : กรอกข้อมูลสถานประกอบกิจการ
กรอกข้อมูลสถานประกอบกิจการตามที่ระบบกำหนด โดยข้อมูลสำคัญที่ควรเตรียมไว้ล่วงหน้า เช่น
- สถานะและประเภทสถานประกอบกิจการ
- ชื่อสถานประกอบกิจการ
- เลขทะเบียนนิติบุคคล
- ที่อยู่สถานประกอบกิจการ
- จังหวัด อำเภอ/เขต และตำบล/แขวง
- E-mail สำหรับการติดต่อ
- ประเภทสำนักงาน เช่น สำนักงานใหญ่ หรือสำนักงานสาขา
- ลำดับสาขา/แผนก กรณีมีสาขา
ขั้นตอนที่ 5 : กรอกข้อมูลผู้ประสานงาน / ผู้ติดต่อ
ระบบจะให้กรอกข้อมูลของผู้ประสานงาน หรือผู้รับผิดชอบบัญชีผู้ใช้งาน เช่น
- คำนำหน้า
- ชื่อและนามสกุล
- หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน
- หมายเลขโทรศัพท์
จากนั้นกำหนดรหัสผ่านตามเงื่อนไขของระบบ ยืนยันรหัสผ่าน และดำเนินการ reCAPTCHA ก่อนบันทึกข้อมูล
ขั้นตอนขึ้นทะเบียนกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้างผ่านระบบ EWFund
เมื่อสมัครบัญชีและสามารถเข้าใช้งานระบบได้แล้ว นายจ้างจึงดำเนินการในส่วนของกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง โดยขั้นตอนหลักประกอบด้วย
1. สมัครใช้งานระบบ
นายจ้างต้องมีบัญชีผู้ใช้งานสำหรับสถานประกอบกิจการ เพื่อเข้าสู่ระบบ EWFund และดำเนินรายการที่เกี่ยวข้องกับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
2. กำหนด PIN Code
เมื่อสามารถเข้าใช้งานระบบได้แล้ว ให้ดำเนินการกำหนด PIN Code ตามขั้นตอนที่ระบบกำหนด เพื่อใช้สำหรับการทำรายการที่เกี่ยวข้อง
3. เตรียมข้อมูลและยื่นรายชื่อลูกจ้าง
เตรียมบัญชีรายชื่อลูกจ้างที่อยู่ในข่าย เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ และยื่นแบบแสดงรายชื่อลูกจ้าง สำหรับการขึ้นทะเบียนเป็นสมาชิกกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
ข้อมูลที่ควรตรวจสอบก่อนนำเข้า เช่น
- ชื่อและนามสกุลลูกจ้าง
- เลขประจำตัวประชาชน
- ข้อมูลการจ้างงาน
- ข้อมูลค่าจ้างที่เกี่ยวข้อง
- สถานะการเป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หากมี
4. ตรวจสอบข้อมูลก่อนยืนยัน
ก่อนส่งข้อมูล ควรตรวจสอบจำนวนพนักงาน ข้อมูลส่วนบุคคล และสถานะของพนักงานแต่ละรายให้ถูกต้อง เพื่อลดความเสี่ยงจากข้อมูลผิดพลาด รายชื่อตกหล่น หรือการขึ้นทะเบียนพนักงานผิดกลุ่ม
5. พิมพ์หนังสือสำคัญการขึ้นทะเบียน
เมื่อดำเนินการขึ้นทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ให้ตรวจสอบผลการทำรายการ และพิมพ์หนังสือสำคัญการขึ้นทะเบียนจากระบบ เพื่อจัดเก็บไว้เป็นหลักฐานของสถานประกอบกิจการ
อัตราเงินสะสมและเงินสมทบ
ในระยะแรก อัตราเงินสะสมของลูกจ้าง และเงินสมทบของนายจ้างกำหนดไว้ดังนี้
| ผู้รับผิดชอบ | อัตรา |
|---|---|
| ลูกจ้างจ่ายเงินสะสม | 0.25% ของค่าจ้าง |
| นายจ้างจ่ายเงินสมทบ | 0.25% ของค่าจ้าง |
ตัวอย่างการคำนวณ
กรณีลูกจ้างมีค่าจ้าง 30,000 บาทต่อเดือน
หลังขึ้นทะเบียนแล้ว นายจ้างต้องทำอะไรต่อ
การขึ้นทะเบียนเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งของการเตรียมความพร้อม องค์กรยังต้องปรับกระบวนการ Payroll ให้รองรับการคำนวณเงินสะสมและเงินสมทบในแต่ละเดือน
- กำหนดพนักงานที่อยู่ในข่ายกองทุนให้ถูกต้อง
- คำนวณและหักเงินสะสมส่วนของลูกจ้าง
- คำนวณเงินสมทบส่วนของนายจ้าง
- แสดงรายการหักในสลิปเงินเดือนอย่างเหมาะสม
- จัดทำข้อมูลและรายงานสำหรับการนำส่ง
- ตรวจสอบยอดเงินก่อนนำส่งทุกเดือน
- ปรับปรุงข้อมูลเมื่อมีพนักงานเข้าใหม่หรือลาออก
- จัดเก็บหลักฐานการคำนวณและการนำส่งเงิน
Checklist ก่อนวันที่ 1 ตุลาคม 2569
สำหรับองค์กรที่อยู่ในข่ายกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง ควรเตรียมความพร้อมในประเด็นต่อไปนี้
- ตรวจสอบว่ากิจการอยู่ในข่ายบังคับหรือไม่
- ตรวจสอบพนักงานที่เป็นและไม่ได้เป็นสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
- สมัครบัญชีระบบ EWFund สำหรับสถานประกอบกิจการ
- กำหนดผู้รับผิดชอบการใช้งานระบบ
- กำหนดและจัดเก็บ PIN Code อย่างเหมาะสม
- เตรียมข้อมูลพนักงานสำหรับการขึ้นทะเบียน
- ตรวจสอบเลขประจำตัวประชาชนและข้อมูลการจ้างงาน
- ขึ้นทะเบียนลูกจ้างที่อยู่ในข่ายผ่านระบบ
- ปรับระบบ Payroll ให้รองรับเงินสะสม 0.25%
- ตั้งค่าเงินสมทบส่วนของนายจ้าง 0.25%
- ตรวจสอบรูปแบบ Payslip และรายงาน Payroll
- วางงบประมาณสำหรับเงินสมทบส่วนของนายจ้าง
- เตรียมการสื่อสารให้พนักงานเข้าใจรายการหักใหม่
- กำหนดผู้รับผิดชอบการตรวจสอบและนำส่งเงินประจำเดือน
วันที่สำคัญที่นายจ้างควรรู้
| วันที่ | สิ่งที่นายจ้างควรรู้ |
|---|---|
| 15 กันยายน 2569 | เริ่มดำเนินการลงทะเบียนและเตรียมข้อมูล ผ่านระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWFund) |
| 1 ตุลาคม 2569 | เริ่มจัดเก็บเงินสะสมและเงินสมทบ ตามหลักเกณฑ์กองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง |
สรุปขั้นตอนขึ้นทะเบียนกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
ตั้งแต่วันที่ 15 กันยายน 2569 นายจ้างสามารถเริ่มดำเนินการผ่านระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWFund) ของกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานได้แล้ว เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มจัดเก็บเงินสะสมและเงินสมทบ ตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2569
ขั้นตอนสำคัญประกอบด้วย การสมัครบัญชีสำหรับสถานประกอบกิจการ กำหนด PIN Code เตรียมและยื่นรายชื่อลูกจ้างที่อยู่ในข่าย ตรวจสอบข้อมูล และพิมพ์หนังสือสำคัญการขึ้นทะเบียน
สำหรับฝ่าย HR และ Payroll นอกจากการขึ้นทะเบียนแล้ว ควรเตรียมระบบเงินเดือนให้สามารถคำนวณเงินสะสมของลูกจ้าง และเงินสมทบของนายจ้างได้อย่างถูกต้อง รวมถึงกำหนดกระบวนการตรวจสอบข้อมูล และการนำส่งเงินในแต่ละเดือน
ลงทะเบียน / เข้าสู่ระบบกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง (EWFund) กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน
เตรียม Payroll ให้พร้อมก่อนเริ่มกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
AIMSUCCESS ให้บริการรับทำเงินเดือน Payroll Outsourcing สำหรับธุรกิจ ช่วยดูแลการคำนวณเงินเดือน รายการเงินได้และเงินหัก ภาษี ประกันสังคม กองทุน และงาน Payroll ที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยลดภาระงานของฝ่าย HR และเพิ่มความต่อเนื่องในการดำเนินงานด้านเงินเดือน
อัปเดตข้อมูล : 15 กันยายน 2569
ข้อมูลอ้างอิง : กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน กระทรวงแรงงาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกองทุนสงเคราะห์ลูกจ้าง
